Abfragen für WinWord-Serienbriefe
Mit Hilfe von
Access-Abfragen umgehen Sie die Einschränkungen beim Seriendruck.
Bei der Datenfilterung im WinWord-Dialog Abfrage-Optionen können Sie weder Joker
einsetzen noch die Teilzeichensuche im Feld starten. So schaffen Sie Abhilfe:
Zunächst erstellen Sie mit Access eine entsprechende Abfrage in der Quelldatenbank und
verknüpfen die Abfrage anschließend mit dem Serienbrief. Die Access-Abfrage muss alle
für den Seriendruck benötigten Felder enthalten. Um die neue Abfrage mit dem
WinWord-Seriendruckdokument zu verbinden, klicken Sie im Dialog Seriendruck-Manager von
WinWord auf Daten importieren und dann auf Datenquelle öffnen. Im Dialog wählen Sie die
mdb-Datei aus, die die gewünschte Abfrage enthält. Wichtig ist, dass Sie hier die Option
Importweise auswählen einschalten, bevor Sie auf "Öffnen" klicken. Im
nächsten Dialog wählen Sie den Eintrag "MS Access 97-Datenbank" über
"ODBC" aus und klicken auf "Ok". Damit im nächsten Fenster die
gewünschte Abfrage erscheint, klicken Sie auf Optionen und schalten die
Checkbox-Ansichten ein. Nun wählen Sie die neu erstellte Abfrage in der Liste aus und
stellen die ODBC-Verbindung mit "Ok" her.
Wenn Sie verhindern
möchten, dass jemand Berichte oder Formulare in Ihrer Datenbank ändert oder dass
Datenbankbenutzer Zugang zu Ihrem Visual-Basic-Code haben, speichern Sie die Datenbank als
sogenannte MDE-Datei. Außerdem können Sie mit dem Format eigene Assistenten bauen.
Klicken Sie auf "Extras - Datenbank Dienstprogramme - MDE-Datei erstellen".
Access 97 kompiliert nun alle Module, löscht den kompletten bearbeitbaren Quellcode und
komprimiert die Datenbank. Nun kann niemand mehr Formulare und Berichte hinzufügen oder
ändern. Ihr Visual-Basic-Quellcode funkioniert weiterhin, lässt sich aber nicht mehr
anzeigen oder ändern. Vorsicht! Behalten Sie auf alle Fälle eine Kopie der
Originaldatenbank und des Quellcodes. Nur damit können Sie später etwas ändern oder
weiterentwickeln.
Über das Menü "Extras-Start" kann ein sog. Startformular eingestellt werden, das automatisch beim Öffnen der Datenbank aktiviert wird. Um das automatische Öffnen des Formulars zu unterdrücken, halten Sie die "Umschalt-Taste" gedrückt während Sie die Datenbank öffnen.
Datenbanken aus älteren
Access-Versionen können Sie öffnen und konvertieren. Beim Öffnen bleibt eine Datenbank
im Ursprung bestehen und lässt sich weiterhin von Benutzern älterer Access-Versionen
bearbeiten. Wenn Sie jedoch alle Funktionen von Access 97 nutzen wollen, müssen Sie die
Datenbank konvertieren, können sie dann aber nicht mit älteren Access-Versionen
verwenden.
Diese Datenübernahme läuft automatisch im Hintergrund ab, kann bei komplexen Datenbanken
jedoch einige Minuten dauern.
Der Menüpunkt "Zugriffsrechte" erlaubt Ihnen Datenbanken Kennwörter zuzuweisen sowie Benutzer- und Gruppenberechtigungen zu vergeben. Mit dem Befehl "Datenbank ver-/entschlüsseln" kann die Datenbank codiert werden.
Mit Access 97 lassen sich
Dateien direkt im HTML-Format speichern. Nutzen Sie den Assistenten, um Daten ins Internet
oder Intranet zu stellen. Dazu öffnen Sie zunächst eine bestehende Datenbank. Klicken
Sie nun auf "Datei - Im HTML Format speichern". Es erscheint der
Web-Publishing-Assistent. Mit ihm erzeugen Sie Web-Dokumente aus Tabellen, Abfragen,
Formularen und Berichten. Klicken Sie einfach auf den Reiter "Alle Objekte", und
der Assistent öffnet alle in der Datenbank vorhandenen Objekte. Sie brauchen nur noch
auszuwählen.
Im nächsten Schritt bestimmen Sie gegebenenfalls eine HTML-Vorlage. Auf der folgenden
Seite hat der Assistent die Auswahl "statische HTML-Seiten erstellen" schon
markiert. Diese Wahl ist unbedingt empfehlenswert, es sei denn, Sie besitzen einen
Microsoft Internet Information Server oder Personal Web Server, mit dem Sie dynamische
Web-Seiten erzeugen können. Haben Sie mehr als en Access-Objekt gewählt, können Sie mit
dem Assistenten eine Homepage bauen, die eine Tabelle mit Verknüpfungen zu den gewählten
Objekten enthält (ein sog. Switchboard). Die Homepage verbindet die gewählten Objekte
miteinander. Ein Klick auf das gewünschte Link im Switchboard genügt, um eine andere
Web-Seite zu öffnen. Wenn Sie des öfteren Web-Seiten erzeugen, speichern Sie die
Antworten am besten im einem Veröffentlichungsprofil auf der letzten Dialogkarte des
Assistenten. Das Angebot erspart Ihnen bei weiteren Veröffentlichungen eine Menge Arbeit.
Das Ergebnis können Sie sich nun in einem Browser ansehen.
Achtung: Der Assistent vergibt nicht die übliche Endung HTM, sondern HTML. Deshalb
können Sie die Dateien nicht mit einem gewöhnlichen Editor öffnen.
In den Eigenschaften einer Abfrage ist die Option "Max. Datensätze" hinzugekommen. Hierüber können Sie bestimmen, wieviele Datensätze maximal von einer ODBC-Datenquelle zurückgegeben werden sollen. Dies ist besonders für große Ergebnismengen interessant.
So erstellen Sie einen
Tipp, der beim Bewegen der Maus über ein Steuerelement eingeblendet wird:
Doppelklicken Sie in der Entwurfsansicht eines Formulars auf das Steuerelement, für das
Sie einen Tipp erstellen möchten.
Geben Sie im Eigenschaftenfenster in die Zelle für die Eigenschaft Steuerelement TippText
die Meldung ein, die Sie für das Steuerelement anzeigen möchten. Sie können bis zu 255
Zeichen eingeben.
Textfeld mit und ohne Beschriftungsfeld
Normalerweise ist ein Textfeld mit einem Beschriftungsfeld gruppiert. Ist die Gruppierung aufgelöst, kann man die Beschriftung wieder an das Textfeld hinzufügen, in dem man die Beschriftung in die Zwischenablage kopiert und vor dem Einfügen das Textfeld markiert.