Mit der
Gültigkeitsprüfung verhindern Sie die Eingabe ungültiger Zahlenwerte, Datumsangaben
oder Listeneinträge. Im allgemeinen legen Sie mit der Gültigkeitsprüfung Bedingungen
fest, die Eingaben erfüllen müssen, um akzeptiert zu werden. So verhindern Sie
beispielsweise, dass zu kleine oder zu große Werte eingegeben werden. Dazu markieren Sie
einen Zellbereich und benutzen den Befehl "Daten/Gültigkeit".
Um etwa die Eingabe auf Werte bis 100 zu beschränken, wählen Sie im Feld
"Zulassen" des Registers "Einstellungen" die Option "Ganze
Zahl". Dann stellen Sie im Feld darunter als Operator "kleiner oder gleich"
und darunter das gewünschte "Maximum" ein, also hier 100.
Im Register "Fehlermeldung wählen Sie anschließend den gewünschten Dialogtyp für
die Ablehnung und geben den Meldungstext ein. Mit "Ok" weisen Sie die
Gültigkeitsprüfung zu. Wenn Sie jetzt versuchen, in die markierten Zellen einen Wert
außerhalb des gültigen Bereichs einzugeben, zeigt Excel Ihre Fehlermeldung an.
Arbeiten Sie häufig mit mehreren Excel-Dateien gleichzeitig, ist es umständlich diese Dateien immer nacheinander zu öffnen. Speichern Sie diese Dateien als Arbeitsbereich, werden alle gespeicherten Arbeitsmappen geöffnet. Öffnen Sie zunächst alle Dateien, die in einem Arbeitsbereich gespeichert werden sollen. Wählen Sie im Menü "Datei" den Befehl "Arbeitsbereich speichern": Geben Sie einen passenden Namen für Ihren Bereich ein. Dieser Arbeitsbereich erhält die Dateierweiterung".xlw". Wollen Sie zu einem späteren Zeitpunkt den gesicherten Arbeitsbereich wieder öffnen, wählen Sie einfach den Befehl "Datei/Öffnen". Öffnen Sie Ihren Arbeitsbereich mit einem Doppelklick. Excel öffnet alle in diesem Bereich gespeicherte Dateien und erinnert sich auch an eventuell geteilte Fenster oder Seiteneinteilungen.
Wenn Sie in Excel auf einem
Tabellenblatt, Welches eine Datenliste beinhaltet, über das Menü "Daten - Filter -
Autofilter" einen Autofilter hinzufügen, fügt Excel Dropdown-Pfeile direkt neben
den Spaltenbeschriftungen in Ihrer Liste ein. Wenn Sie auf einen Pfeil klicken, werden
alle in der Spalte einmal vorhandenen Elemente angezeigt.
Diese Dropdown-Pfeile sind Objekte, die auf der Tabellenoberfläche liegen. Es ist
möglich, in Excel alle Objekte auszublenden. Dies geschieht über das Menü
"Extras" - "Optionen" und dort im Register "Ansicht", Option
Objekte, "Alle ausblenden". Ist diese Option aktiviert, ist der Autofilter über
das Menü "Daten - Filter - Autofilter" nicht mehr anwählbar.
Eine neue Meldefunktion vereinfacht die Benutzerführung in komplexen Tabellen. Jede einzelne Zelle eines Excel-97-Arbeitsblatts können Sie mit einer Nachricht verbinden. Excel zeigt diese Nachrichten automatisch an, wenn der Anwender den Zellzeiger in die entsprechende Zelle bewegt. Auf diese Weise lassen sich Hinweise integrieren, die ungeübten Anwendern die Arbeit mit einer vorhandenen Tabelle erleichtern. Dazu wählen Sie die gewünschte Zelle aus, denn den Befehl "Daten/Gültigkeit" und aktivieren das Register "Eingabemeldung". Hier muss die Option "Eingabemeldung" an. Hier muss die Option "Eingabemeldung anzeigen, wenn Zelle ausgewählt wird" eingeschaltet sein. Geben Sie den gewünschten Titel der Hinweisbox und den erklärenden Text ein. Mit "Ok" übernehmen Sie die Eingaben. Wenn ein Anwender diese Zelle anklickt, erscheint automatisch die von Ihnen definierte Meldung in Form eines Tool-Tipps mit fett dargestellter Titelzeile.
Eine neue Arbeitsmappe erstellen und als Webseite unter einem beliebigen Namen speichern. "Veröffentlichen" wählen und "Interaktivität hinzufügen" aktivieren. Das Dokument dann im Internet Explorer ab Version 5.0 öffnen. Scrollen Sie bis Reihe 2000 runter und markieren Sie die Reihe komplett. Jetzt mit Tabulator bis zur Spalte WC springen. Shift-Strg-Alt gedrückt halten und auf das Logo in der oberen, linken Ecke klicken.
Excel 97 bietet die neue
Funktion, Zellen dynamisch bezüglich ihres Inhalts hervorzuheben.
Oft werden Excel-Tabellen wesentlich übersichtlicher, wenn Sie bestimmte Werte farblich
hervorheben. Mit der Excel-Funktion "Bedingte Formatierung" kennzeichnen Sie
beispielsweise automatisch Werte, die einen bestimmten Schwellenwert über- oder
unterschreiten.
Um etwa alle negativen Werte rot hervorzuheben, markieren Sie den gewünschten Zellbereich
und wählen den Menüpunkt "Format/Bedingte Formatierung". Im Dialog übernehmen
Sie die erste Einstellung "Zellwert ist". Im zweiten Feld wählen Sie den
gewünschten Operator aus - in unserem Beispiel "kleiner als" und geben im
dritten Feld den Schwellenwert ein: 0. Klicken Sie dann auf "Format", und
stellen Sie im Dialog die gewünschte Art der Hervorhebung ein, indem Sie beispielsweise
im Register "Schrift" die Farbe rot aktivieren. Mit "Ok" kehren Sie
zum ersten Dialog zurück. Hier legen Sie optional mit "Hinzufügen" weitere
Bedingungen fest. Mit "Ok" aktivieren Sie schließlich die bedingte
Formatierung.
Wenn Sie jetzt im markierten Zellbereich einen negativen Wert eingeben, erscheint dieser
automatisch in roter Schrift. Die Bandbreite für den Einsatz dieser Funktion ist sehr
groß. So blenden Sie durch geschickte Farbwahl Zellen ganz aus oder lassen Datumsangaben
automatisch kennzeichnen, die außerhalb eines definierten Zeitraums liegen.
Bild und Grafik als Hintergrund
Excel-Dokumente erhalten ein professionelles Aussehen, wenn man statt des üblichen weißen Hintergrundes, eine Grafik oder Foto als Hintergrund verwendet. Wollen Sie dies tun, so gehen Sie wie folgt vor:
Hinweis: Um die zuvor vorgenommene Hintergrund-Einstellung wieder rückgängig zu machen, aktivieren Sie einfach die Befehlsfolge: "Format" > "Blatt" > "Hintergrund löschen".
Brüche umwandeln leicht gemacht
Möchten Sie unter Excel eine beliebige Bruchzahl (z.B. 1/3) schnell und komfortabel in ein anderes Format umwandeln, dann gehen Sie wie folgt vor:
Datum und Uhrzeit auf Tastendruck
Suchen Sie eine komfortable Möglichkeit, um das aktuelle Datum bzw. die aktuelle Uhrzeit in eines Ihrer Tabellenfelder einzubinden? Hier ist sie: Mit "STRG" + "." erhalten Sie das Datum, mit der Tastenkombination "STRG" + "SHIFT" + "." die Uhrzeit.
Der Flugsimulator in Excel 97!
Nicht neu, aber gut: Der wahre Grund, warum Excel seit dem letzten Update wieder um 10 MB auf der Festplatte zugenommen hat: Die Programmierer haben als sogenanntes Osterei einen Flugsimulator eingebaut, der es Ihnen ermöglicht - ohne das Programm zu verlassen - ein paar Runden über Deutschland zu drehen.
Der schnellste Weg zu absoluten Adressen
Das Kalkulationsprogramm Excel unterscheidet grundsätzlich zwischen den "absoluten" und "relativen" Zell-Adressen. Kopiert man eine Formel mit relativen Adressen wie "Summe(A3:B5)" von einer Tabellenzelle in eine andere, so passt Excel die in der Formel enthaltenen Adressen automatisch dem jeweiligen Zielfeld an. Beim Kopieren von Formeln mit absoluten Adressen (z.B. "Summe($A$3:$B$5") ist dies nicht der Fall. Wie aber kann man relative Zell-Adressen in Excel-Formeln schnell und einfach in absolute umwandeln und umgekehrt?
Mit Excel können Sie
eigene AutoAusfüllen-Listen definieren, die das Programm automatisch vervollständigt.
Mit der AutoAusfüllen-Liste organisieren Sie anfallende Verwaltungsarbeit schnell und
effektiv. So legen Sie mit dieser Funktion beispielsweise eine fertige Liest Ihrer
Mitarbeiter an, die Sie jederzeit automatisch in eine Tabelle einfügen können. Benutzen
Sie dazu den Befehl "Extras/Optionen, und aktivieren Sie das Register
"AutoAusfüllen". Hier wählen Sie im Fenster "Befehlsliste" den
Eintrag "Neue Liste". Klicken Sie nun in das Fenster "Listeneinträge"
rechts daneben. Hier geben Sie die Begriffe für die neue Liste ein. Achten Sie darauf,
dass die einzelnen Eingaben kein Komma oder Semikolon enthalten. Nach Eingabe jedes
Begriffs führen Sie via "Enter" eine Zeilenschaltung durch. Wenn die Liste
komplett ist, klicken Sie auf "Einfügen". Die neue Liste wird nun in das linke
Fenster übernommen. Mit "Ok" schließen Sie ab. Auf Wunsch können Sie eine
AutoAusfüllen-Liste auch direkt aus einer Tabelle übernehmen. Dazu tragen Sie die
gewünschten Begriffe der neuen Liste im Arbeitsblatt untereinander in einer Spalte ein,
wobei jede Zelle einen Begriff enthält. Dann rufen Sie das Register "AutoAusfüllen
wie beschreiben auf und klicken auf die Schaltfläche "Importieren". Excel fügt
jetzt die markierten Begriffe automatisch als komplette Liste ein und übernimmt dies als
neuen Eintrag in das Fenster "Befehlsliste" des Dialogs. Um die Liste
automatisch ausfüllen zu lassen, gaben Sie den ersten Begriff ein und wählen die Zelle
aus. Dann zeigen Sie auf den Punkt rechts unten auf dem Markierungsrahmen. Wenn der Cursor
die Form eines Pluszeichens annimmt, markieren Sie den gewünschte Ausfüllbereich und
lassen die Maustaste los. Excel trägt nun alle Begriffe Ihrer selbstdefinierten Liste in
den markierten Bereich ein.
Excel formatiert negative Zahlenwerte auf Wunsch automatisch mit roter Schriftfarbe. Durch die farbige Kennzeichnung negativer Zahlen heben Sie Verluste optisch hervor und verbessern so die Übersichtlichkeit in großen Tabellen. Wählen Sie dazu die Zelle(n) aus, in der negative Zahlen rot formatiert werden sollen. Benutzen Sie den Befehl "Format/Zellen". Im Register "Zahlen" wählen Sie in der Liste Kategorie die Option Zahl aus. Rechts daneben erscheint die Liste "Negative Zahlen", in der Sie das Format auswählen. Sie können negative Zahlen allein mit roter Schrift oder mit vorangestelltem Minuszeichen und roter Schrift formatieren. Anschließend stellen Sie noch die gewünschte Anzahl Dezimalstellen ein und schließen mit "Ok" ab. Negativen Zahlen in den markierten Zellen weist Excel nun automatisch das zugewiesene Format zu.
Um alle Formen in einer Tabelle schnell zu kontrollieren, laden Sie eine Arbeitsmappe und wählen die gewünschte Tabelle aus. Wenn Sie "Strg-#" betätigen, zeigt Excel alle Formeln an, die sich in der aktiven Tabelle befinden. Durch erneutes Drücken dieser Tastenkombination schalten Sie wieder zur gewohnten Anzeige der Werte zurück.
In dem Sie Formeln separat
prüfen, lassen sich Fehler schneller lokalisieren.
Excel bietet eine nützliche Hilfe zur Fehlersuche in komplexen Formeln. Sie können
selektiv Teile einer Formel berechnen und auf diese Weise herausfinden, welcher Teil der
Formel das Problem verursacht. Doppelklicken Sie dazu auf die Zelle mit der entsprechenden
Formel. Markieren Sie den Teilbereich der Formel, den Sie testen möchten, und drücken
Sie die "F9-Taste". Excel ersetzt daraufhin den markierten Formelbereich durch
das Ergebnis der Berechnung. Wenn Sie statt dessen eine Fehlermeldung vom Assistenten
erhalten, kann dieser Teil der Formel für das Problem verantwortlich sein.
Vergessen Sie nicht, mit "Esc" den ursprünglichen Zustand der Formel
wiederherzustellen.
Bei manchen Tabellen bietet es sich geradezu an, statt eines weißen, lieber einen farbigen Hintergrund zu verwenden. Wie aber kann man unter Excel die Farbe des Tabellen-Hintergrundes frei bestimmen? Ganz einfach:
Neue Tabelle in Arbeitsmappe einfügen
Wie kann man eigentlich mit Excel 97 in die aktuell bearbeitete Arbeitsmappe eine neue Tabelle einfügen? Ganz einfach:
Die Definition von Bereichsnamen ist die ideale Methode, um schnell bestimmte Bereiche in der Tabelle anzuwählen und um leicht lesbare Formeln zu erstellen. Wenn Sie nach dem Markieren eines Bereiches das Menü "Einfügen / Namen / Festlegen" anwählen, ist der Bereichsbezug in dem Feld "Bezieht sich auf" immer in absoluter Form angegeben. Auf diese Weise stellen Sie sicher, dass bei Verwendung des Bereichsnamens immer dieselben Zellen angesprochen werden. Wenn sie also zum Beispiel "Filiale" zuordnen werden mit "=SUMME(Filiale)" immer die Werte in den Feldern "Filiale" summiert und zwar unabhängig davon, an welcher Stelle Sie diese Formel eintragen. Sie haben aber durchaus die Möglichkeit, einem Namen einen relativen Bezug zuzuweisen. Ein solcher Name verhält sich dann auch genauso wie ein normaler relative Zellbezug: Abhängig von der Position in der Tabelle werden immer andere Felder angesprochen. Relative Bereichsnamen können Ihnen daher sowohl bei der Erstellung von Formeln als auch bei der Markierung von Bereichen behilflich sein.
Tabellen automatisch speichern
Viele Excel-User vermissen die von Winword bekannte Funktion zum automatischen Speichern von Dokumenten sehr. Was viele von ihnen nicht wissen: Auch Excel bietet diese Funktion an - allerdings nur als Add-in. Um dieses zu installieren, gehen Sie wie folgt vor:
Möchten Sie lediglich einen Teilbereich Ihrer Excel-Tabelle drucken, dann erreichen Sie dies am einfachsten wie folgt:
Klick auf OK.
Ziffernfolge als Text eingeben
Wollen Sie in eine Excel-Tabelle eine Ziffernfolge im Text-Format eingeben, so erreichen Sie dies am einfachsten, indem Sie vor Eingabe der betreffenden Ziffernfolge die Tastenkombination "SHIFT" + "#" betätigen. Falls Sie in mehreren Tabellenzellen Zahlen im Textformat erfassen möchten, bietet es sich an, die gewünschten Zellen zunächst als Textfelder zu formatieren.
Vorgehensweise: