So greifen Sie gezielt auf
Adressbestände von Outlook und Access zu.
Wenn Sie mehr als nur eine Anschrift benötigen oder die Adressdaten gezielt in Ihrem
Dokument platzieren möchten, hilft Ihnen das Programm Brief und Fax-Manager für Word 97.
Es verarbeitet sowohl Outlook-Kontakte als auch Access-Adressdatenbanken.
Die Adressen können Sie anschließend in Word über das Manager-Dialogfenster
übersichtlich auswählen und nachbearbeiten.
Anschriften aus Outlook-Kontakten übernehmen
Wenn Sie Briefe an Personen
aus Ihrem Outlook-Kontakten schreiben, können Sie sich Tipparbeit sparen, indem Sie die
Adressen aus den Kontakten nutzen.
Für die Übernahme einzelner Anschriften aus Ihren Outlook-Kontakten in Word erweitern
Sie Ihre Word-Standard-Symbolleiste um das Symbol Adresse einfügen. Rufen Sie in Word das
Menü "Ansicht/Symbolleisten/Anpassen" auf. Wechseln Sie auf die Registerkarte
"Befehle" und wählen Sie im Listenfeld "Kategorien" den Eintrag
"Alle Befehle" aus. Das rechte Listenfeld zeigt daraufhin alle Word-Funktionen.
Klicken Sie auf den Eintrag "EinfügenAdresse" und halten Sie die linke
Maustaste gedrückt. Verschieben Sie den Mauszeiger bei gedrückter Maustaste in
Ihre Word-Standard-Symbolleiste. Wenn Sie die Maustaste lösen, wird an der aktuellen
Mauszeiger-Position das neue Symbol Adresse einfügen platziert.
Beenden Sie den Vorgang mit einem Klick auf "Schließen". Das neue Symbol wird
beim Verlassen von Word in Ihrer Standard-Dokumentvorlage gespeichert und steht ab sofort
bei jedem Start zur Verfügung.
Zum Einfügen einer Anschrift klicken Sie auf das neue Symbol, worauf Sie beim ersten
Start das Profil Microsoft Outlook bestätigen. Dann erscheint das Dialogfenster Namen
auswählen. Hier wählen Sie "bei Namen anzeigen" aus auf das gewünschte
Kontakte-Adressbuch. In dem Listenfeld führt Word daraufhin alle Kontakte auf.
Zur Übernahme der Anschrift wählen Sie die gewünschte Anschriftart aus, bevor Sie einen
Namen per Doppelklick bestätigen. Name und Anschrift werden jetzt an der aktuellen
Cursorposition eingefügt - die Art der Anschrift (Postanschrift, Privat, Sonstiges)
wählen Sie über die Optionsfelder. Der Zugriff auf bereits übernommene Anschriften ist
besonders einfach: Wenn Sie in der Word-Symbolleiste auf die kleine Pfeilschaltfläche
neben dem Symbol "Adressen einfügen" klicken, klappt eine liste mit den zuletzt
genutzten Namen auf, Sie sparen sich den Umweg über das Dialogfenster.
Arbeitswochen-Ansicht aktivieren
Der Kalender von Outlook 98/2000 besitzt neben den schon aus Outlook 97 bekannten Darstellungsarten wie "Tagesansticht", Wochenansicht" oder "Monatsansicht" einen weiteren Ansichtsmodus namens "Arbeitswoche". Bei einer normalen Fünf-Tage-Woche erscheinen nach Auswahl dieser Ansicht nur die Wochentage Montag bis Freitag im Kalender. Das erleichtert die Terminplanung, zumal gleichzeitig auch die Zeitskala angezeigt wird. Wie Ihre persönliche Arbeitswoche aussieht, können Sie in den Kalenderooptionen einstellen. Wählen Sie "Extras /Optionen" an, und wechseln Sie auf das Register "Einstellungen". Klicken Sie dort auf die Schaltfläche Kalenderoptionen. Im folgenden Dialogfeld aktivieren Sie in der Gruppe Arbeitswoche einfach die Wochentage, die zu Ihrer Arbeitswoche gehören. Bestätigen Sie die Anpassungen anschließend zweimal mit "OK". Im Outlook-Kalender zeigt Ihnen die Ansicht "Arbeitswoche" dann ausschließlich die zuvor aktivierten Wochentage.
So kommen Sie mit Outlook
97 wieder an Ihre archivierten E-Mails heran.
Outlook führt in regelmäßigen Abständen automatisch eine Archivierung älterer
Elemente durch. Falls Sie eine archivierte E-Mail später wieder benötigen, benutzen Sie
den Befehl "Datei/Ordner mit Sonderfunktionen öffnen" und wählen Persönlicher
Ordner. Im Dialog wechseln Sie in das Verzeichnis "Eigene Dateien" und wählen
die Datei archiv.pst aus, die Sie mit "Ok" öffnen. Um die archivierten Element
verfügbar zu machen, klicken Sie auf die große Schaltfläche in der Ordner leiste, die
den Namen des aktuell geöffneten Ordners anzeigt. Im sich öffnenden Fenster erscheint
oben der Verzeichniseintrag "Archiv-Ordner". Wenn Sie hier beispielsweise den
Ordner "Gesendete Objekte" öffnen, stehen Ihre archivierten E-Mail-Sendungen
wieder zur Verfügung.
Wenn Sie ein sehr volles Postfach haben kann die Autoarchivierung etwas länger dauern. So können Sie die AutoArchivierung abschalten:
Wechseln Sie in das Menü "Extras", "Optionen". Hier klicken Sie die Registerkarte "AutoArchivierung" an.
Im Menü deaktivieren Sie das Kontrollkästchen vor "AutoArchivierung alle .. Tage bei Programmstart". Wenn Sie die AutoArchivierung dennoch verwenden wollen, können Sie den Zeitrahmen oder den Speicherort festlegen.
Eine neue Nachricht aus dem Kontaktordner heraus erstellen
Wenn Sie sich gerade im Ordner mit den Kontakten befinden und eine E-Mail mit einer Kontaktadresse erstellen wollen, brauchen Sie nicht erst in den Mailordner zu wechseln. Das geht direkt aus dem Kontaktordner heraus viel schneller. Wählen Sie dazu den Kontakt aus, an den Sie mailen möchten. Klicken Sie dann auf den Menüpunkt "Aktionen" und anschließend auf "Neu Nachricht an Kontakt". In Outlook 97 erreichen Sie den Eintrag über "Aktionen" in der Menüleiste. Das Mailprogramm öffnet sich mit der in der Kontaktadresse hinterlegten Mail-Adresse. Geben Sie in das Feld "Betreff" das Thema der Nachricht ein. In das Textfeld tippen Sie die Nachricht. Klicken Sie abschließend auf die Schaltfläche "Senden". Die E-Mail wird verschickt.
E-Mail-Adressen als Kontakte aufnehmen
Die E-Mail-Adresse, die im
Kopf einer Nachricht hinterlegt ist, kann Outlook dazu verwenden eine Antwort-Mail korrekt
zu adressieren. Daneben kann Outlook die Adressangaben einer Nachricht als neuen Kontakt
anlegen, um so den Absender zu archivieren.
Dazu öffnen Sie die erhaltene Nachricht im Posteingang. Zeigen Sie im Formularkopf auf
den Namen, der im Feld "Von:" angezeigt wird, und drücken Sie die rechte
Maustaste. Daraufhin öffnet sich ein Kontextmenü, in dem Sie den Befehl "In den
Ordner Kontakte eintragen" anwählen.
Sie können nun die Kontaktinformationen bearbeiten. Als vollständigen Namen übernimmt
Outlook die Angabe aus der E-Mail. Ob es sich hierbei um eine brauchbare Zeichenfolge
handelt, hängt jedoch vom E-Mail-Programm des Senders ab. In den meisten Fällen müssen
Sie diesen Eintrag nochmals überarbeiten. Auch die postalische Adresse sowie Telefon- und
Faxnummern sind natürlich nicht im Nachrichten-Header vermerkt und müssen deshalb von
Ihnen manuell eingetragen werden. Übernommen wird hingegen oft die E-Mail-Adresse, die
somit für den späteren Informationsaustausch verfügbar ist.
E-Mails im Rich Text Format versenden
Outlook bietet unter
anderem die Option, bei bestimmten Empfängern (Kontakte oder Empfänger im persönlichen
Adressbuch) mit dem Format RTF zu arbeiten. Sie können dann mit verschiedenen
Schriftgrößen, Fonts und unterschiedlichen Farben arbeiten.
Ganz einfach geht dies, wenn der Empfänger der E-Mail im Kontakt-Ordner von Outlook
eingetragen ist. Öffnen Sie den Ordner "Kontakte" und wählen Sie den
Empfänger der RTF-Mail aus. Klicken Sie doppelt auf dessen E-Mail-Adresse. Es öffnet
sich ein Dialogfeld, in dem Sie die Option "An diese Adresse immer im Rich Text
Format versenden" aktivieren müssen. Im persönlichen Adressbuch verfahren Sie
ähnlich.
Klicken Sie dort im Register "SMTP-Allgemein" diese Option hinter der
E-Mail-Adresse des Empfängers aktivieren.
Per Drag&Drop lassen
sich neue E-Mail-Nachrichten besonders schnell erstellen.
Outlook unterstützt eine einfache Methode, um E-Mails schnell zu verschicken. Klicken Sie
dazu in der Outlook-Leiste auf die Schaltfläche "Kontakte", um die Liste
der Kontakte anzuzeigen. Anschließend machen Sie in der Outlook-Leiste das "Postausgang"-Symbol
sichtbar, indem Sie unten in der Leiste auf die Schaltfläche Mail klicken. Ziehen
Sie nun den Eintrag des gewünschten E-Mail-Empfängers aus der Kontaktliste auf die
Schaltfläche "Postausgang". Outlook öffnet automatisch ein Fenster für
eine neue Nachricht, wobei die im Kontakteintrag gespeicherte E-Mail-Adresse bereits in
das Feld "An..." eingetragen ist. Sie brauchen nur noch den Text
einzugeben und die Nachricht zu verschicken.
passen Sie die Liste Ihrer Bundesland-typischen Feiertag in Outlook an. Outlook trägt der bundesdeutschen Feiertagsvielfalt Rechnung, indem es alle Feiertage in einer Textdatei ablegt, die Sie eigenen Bedürfnissen anpassen. Wollen Sie die Feiertage eintragen, legen Sie zunächst eine Sicherheitskopie der Datei Outlook.txt. im Office-Unterverzeichnis an. Anschließend öffnen Sie Outlook.txt mit einem Editor. Die Einträge nehmen Sie im Abschnitt [Deutschland] xx vor, wobei xx für die Anzahl der Einträge des Abschnitts - hier: der Feiertage - steht. Darunter sehen Sie bereits die wichtigsten Feiertag in der Form Feiertags, Jahr/Monat/Tag. Fügen Sie beispielsweise den Fronleichnam, 1998/06/11 hinzu. Vergessen Sie aber nicht, hinter dem Abschnittsnamen - [Deutschland] - die Anzahl der Einträge zu notieren.
Zu den Feldern, die Outlook
98 im Kontaktordner verwaltet, gehört auch ein Geburtstagsfeld. Sie finden es nach dem
Öffnen eines Kontakts auf der Registrierkarte "Details". Nach Eingabe eines
Geburttags legt Outlook einen entsprechenden Serientermin im Kalender an. Bei konsequenter
Nutzung des Kalenders werden Sie in Zukunft also spätestens am selben Tag auf den Termin
aufmerksam gemacht.
Vorausschauender planen Sie mit einer angepassten Kalenderansicht, in der alle Geburtstage
s aufgelistet werden. Dazu wechseln Sie in den Kalender und wählen im Menü
"Ansicht/Aktuelle Ansicht/Jährliche Ereignisse auf.
Sie benötigen auf die Schnelle eine wichtige Adresse? Dazu müssen Sie nicht jedes Mal das komplette Outlook starten. Schneller und ressourcensparender geht es, wenn Sie nur den Kontaktordner öffnen. Am einfachsten ist dies, wenn Sie den Kontaktordner auf der Desktop-Oberfläche verknüpfen. Dann können Sie schnell per Mausklick Ihre Adressdatei starten. Starten Sie Outlook und aktivieren Sie anschließend die Ordnerliste, indem Sie im Menü auf "Ansicht" und im Untermenü auf "Ordnerliste" klicken. Die Ordnerliste wird jetzt angezeigt. Klicken Sie auf das Pluszeichen vor dem Ordner "Persönlicher Ordner". Die untergeordneten Ordner zum "Persönlichen Ordner" werden dargestellt, unter anderem auch der Ordner "Kontakte". Markieren Sie den Ordner "Kontakte". Verkleinern Sie die Outlook-Darstellung, indem Sie in der oberen rechten Fensterecke von Outlook auf das Symbol "Fenster wiederherstellen" klicken. Sie sehen jetzt auf Ihrem Bildschirm sowohl ein verkleinertes Fenster von Outlook als auch den Desktop selbst. Ist das nicht der Fall, haben Sie noch ein weiteres Programmfenster geöffnet. Schließen Sie alle störenden Programme, so dass hinter dem verkleinerten Outlook-Fenster Ihr Desktop zu sehen ist. Klicken Sie jetzt mit der linken Maustaste auf Ihren Ordner "Kontakte", halten die Maustaste gedrückt und ziehen den Ordner auf den Desktop. Lassen Sie danach die Maustaste wieder los. Der Ordner "Kontakte" wird jetzt als Verknüpfung auf Ihren Desktop hinterlegt. Probieren Sie es aus: Schließen Sie zunächst Outlook. Ein Doppelklick auf Ihr neues Symbol "Kontakte" öffnet im Handumdrehen Ihren Kontaktordner und Sie können zu jeder Gelegenheit die passende Adresse finden.
Nachrichten vor dem Senden zwischenspeichern
Nicht immer wollen Sie E-Mail-Nachrichten sofort verschicken. Manchmal fehlen noch ein paar Zusatzinformationen, die erst nachträglich eingefügt werden können. Outlook 98 bietet für solche Situationen ein nützliches neues Feature: den Ordner "Entwürfe". Um eine gerade bearbeitete Nachricht vor dem Senden zwischenzuspeichern, wählen Sie einfach den Befehl "Datei/Speichern" an. Outlook 98 legt die Nachricht danach automatisch im Ordner "Entwürfe" ab. So finden Sie sie schnell wieder, sobald Sie die Arbeit wieder aufnehmen. - Es entfällt also die umständliche Such im Posteingangsordner, in dem Outlook 97 alle zwischengespeicherten Nachrichten unterbrachte. - Zur späteren Fortsetzung der Nachrichtenbearbeitung wechseln Sie jetzt einfach in den Ordner "Entwürfe" und doppelklicken auf den gewünschten Eintrag. Sie finden den Entwurfsordner in der Outlook-Leiste unter der Gruppe "Eigene Verknüpfungen". Tatsächlich senden müssen Sie die Nachricht nun erst, nachdem Sie alle Änderungen vorgenommen haben. Standardmäßig speichert Outlook 98 noch nicht gesendete Nachrichten, die gerade bearbeitet werden, übrigens automatisch alle 3 Minuten im Entwurfsordner, Um die Einstellung zu ändern, rufen Sie "Extras/Optionen" auf und wechseln auf das Register Einstellung. Klicken Sie dort die Schaltfläche E-Mail-Optionen an sowie im nächsten Dialogfeld die Schaltfläche "Erweiterte E-Mail-Optionen". In der ersten Optionsgruppe können Sie die automatische Speicherung ein- oder ausschalten und das Speicherintervall ändern festlegen.
Nachrichtenversand bei mehreren Internet-Mail-Konten
Mit Outlook 98 ist es generell möglich, mehrere Internet-Mail-Konten einzurichten. Outlook 97 brachte diese Funktionalität erst nach Installation des "Internet Mail Enhancement Patches". Mehrere Mail-Konten bieten sich an, wenn Sie bei verschiedenen Internet-Providern angemeldet sind oder wenn Sie sowohl einen privaten als auch einen geschäftlichen Account haben. Sie können Outlook dann veranlassen, die an Sie gerichtete elektronische Post automatisch von allen Konten abzuholen. Nicht ganz so plausibel mag jedoch der Versand eigener Nachrichten erscheinen, denn womöglich verbleiben die vorbereiteten Elemente im Postausgang von Outlook, obwohl Sie eine Verbindung zu einem Ihrer Provider aufgebaut haben. Grund dafür ist, dass Outlook ausgehende Internet-Nachrichten immer nur über eines der eingerichteten Mail-Konten verschickt. Bei Verwendung eines anderen Kontos werden die dort befindlichen Nachrichten zwar abgeholt, nicht aber versandt. Sie können Outlook aber mitteilen, über welches Konto ausgehende Meldungen verschickt werden sollen. Dazu rufen Sie den Befehl "Extras/Dienste" auf und wechseln anschließend auf das Register "Übermittlung". Alle "Internet-Mail-Konten beginnen mit "Internet-E-Mail", so dass sie schnell zu identifizieren sind. Sie brauchen den Internet-Zugang, über den Sie Ihre Mail verschicken wollen, jetzt nur markierten und mit Hilfe der Pfeil-Schaltflächen so zu verschieben, dass er als erster Internet-E-Mail-Eintrag in der Liste erscheint. Am Ende bestätigen Sie die Umstellung mit OK.
Neue Formularfelder für Kontakte
Gestalten Sie die Eingabefelder in Ihrem Kontakte-Ordner ganz nach Ihren Vorstellungen. Haben Sie beispielsweise immer schon ein Feld für die Kunden-Nummer vermisst, legen Sie es einfach mit ein paar Mausklicks an.
Öffnen Sie zuerst Ihren Standard-Kontaktordner. Wählen Sie im Menü "Datei/Neu" den Eintrag "Kontakt" aus. Ein leeres Kontaktformular wird geöffnet. Klicken Sie auf "Extras/Outlook Formular entwerfen".
Klicken Sie auf den Register "S2" und gestalten Sie Ihre Vorlage. Wählen Sie dazu im Fenster "Feldauswahl" das Felder per Mausklick aus, das in Ihrem Formular erscheinen soll. Ziehen Sie es bei gedrückter Maustaste auf das Formularblatt. Solange Sie sich im Bearbeitungsmodus befinden, können die Felder verschoben werden.
Sind Sie mit dem neu gestalteten Formularblatt zufrieden, klicken Sie auf "Datei/Formular veröffentlichen unter". Benennen Sie Ihr Formular - etwa "Neues Formular" -, und beenden Sie den Vorgang mit einem Klick auf "Veröffentlichen". Schließen Sie das leere Kontaktformular, ohne es zu speichern.
Öffnen Sie das Menü "Datei/Ordner/Eigenschaften für Kontakte", wählen Sie das Register "Allgemeines" und suchen das soeben angelegte Formular bei "Für Veröffentlichung in diesem Ordner verwenden" aus. Wollen Sie neue Kontakte anlegen, wird automatisch Ihr verändertes Eingabeformular benutzt.
Beim Anlegen von Terminen akzeptiert Outlook normalsprachliche Eingaben wie Übermorgen und wandelt diese automatisch in das entsprechende Datum um, so dass Sie Termine intuitiv und schnell anlegen können. Rufen Sie dazu im Kalender den Dialog auf, um einen Termin anzulegen, beispielsweise mit dem Befehl "Datei/Neu/Termin". Im Dialog "Unbenannt - Termin" markieren Sie den kompletten Eintrag im Feld "Beginn". Tippen Sie nun ein, wann der Termin stattfindet, beispielsweise "Morgen" oder "in zwei Wochen".Wenn Sie die [Enter]-Taste drücken, trägt Outlook automatisch das entsprechende Datum in das Feld "Beginn" ein. Entsprechend funktioniert dies genauso im Feld "Ende", das auch Eingaben wie "zwei Tage später" akzeptiert. Die Zeitfelder sind ebenfalls intelligent: Wenn Sie hier mittags eingeben, setzt Outlook den Termin automatisch für 12 Uhr an.
Notizen zu Kalendereinträgen umwandeln
Die kleinen gelben Notizzettel in Outlook sind eine echte Hilfe, um die Papierflut auf dem Schreibtisch zu bändigen. Wenig bekannt ist allerdings der Trick, diese Notizen auch sinnvoll weiter zu bearbeiten. Denn was nützt Ihnen ein wichtiger Terminhinweis, wenn Sie ihn nicht im Terminkalender haben? Den Inhalt der Notiz also noch einmal manuell eintippen? Diese Arbeit können Sie sich mit folgendem Tipp sparen. Verfassen Sie eine neu Notiz, indem Sie in den Outlook-Verknüpfungen auf das Symbol "Notizen" klicken, dann auf den Menüpunkt "Neu" klicken und in dem jetzt eingeblendetem Notizzettel die gewünschte Notiz erfassen. Ist die Notiz vollständig verfasst, schließen Sie den Notizzettel durch einen Mausklick auf das "X" im rechten Fensterteil der Notiz. Um die Notiz zu Ihrem Kalender hinzuzufügen, klicken Sie deshalb im Menü auf "Ansicht" und "Ordnerliste". Die Ordnerliste wird angezeigt. Markieren Sie in der Notizansicht die gewünschte Notiz und ziehen Sie diese mit gedrückter linker Maustaste auf den Ordner "Kalender". Das Eingabefenster für neue Termine erscheint. Der Inhalt Ihrer Notiz ist gleich in der Betreff-Zeile enthalten. Wenn Sie mehrere Zeilen in der Notiz erfasst haben, sind die weiteren Inhalte im Detailfenster hinterlegt, so dass nichts vom Inhalt der Notiz verloren geht. Es wird bei diesem Vorgang automatisch das aktuelle Tagesdatum verwendet. Deshalb müssen Sie die Einträge "Beginnt" und "Endet" ergänzen. Schließen Sie anschließend mit einem Klick auf "Speichern und schließen", schon ist aus Ihrer Notiz ein Termin geworden. Die Notiz bleibt erhalten, auch wenn sie durch den Termin überflüssig geworden ist. Sie müssen sie also noch manuell löschen. Wenn aus Ihrer Notiz kein Termin, sondern eine Aufgabe werden soll, gehen Sie genauso vor, wie eben beschrieben. Verschieben Sie die Notiz dann nicht in den Ordner "Termine" sondern in den Ordner "Aufgaben".
Bei längerem Arbeiten mit Outlook sammeln sich immense Mengen an Informationen an. Das macht sich sowohl negativ auf die Übersichtlichkeit der Outlook- Ordner bemerkbar als auch belegt es unnötig Platz auf der Festplatte. Mit der Archivierungsfunktion müssen Sie sich nicht eigenhändig um das lästige Bereinigen von Daten in Outlook kümmern. Um einen Ordner in die Auto-Archivierung zu übernehmen und die Bedingungen für die Archivierung festzulegen, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den entsprechenden Ordner. Das Kontextmenü öffnet sich. Wählen Sie im Kontextmenü den Eintrag "Eigenschaften" aus. Eine Dialogbox mit den Eigenschaften des ausgewählten Ordners wird eingeblendet. Klicken Sie auf den Registereintrag "AutoArchivierung". Hier legen Sie alle Optionen der Auto-Archivierung fest. Damit überhaupt eine Auto- Archivierung vom Programm vorgenommen wird, muss das Kontrollkästchen "Elemente bereinigen, wenn diese älter sind als ... Monate" (bzw. Wochen oder Tage) aktiviert sein. Ist dieses Kontrollkästchen nicht aktiviert, wird keine Auto-Archivierung vorgenommen! Nachdem Sie den Zeitraum der Archivierung festgelegt haben, steht noch die Entscheidung offen, was mit den zu archivierenden Daten zu geschehen hat. Die harte - aber auch endgültige - Methode zum Bereinigen der Datensätze besteht in der Option "Alte Elemente endgültig löschen". Da diese Option im eigentlichem Sinne nicht der Archivierung entspricht, sollten Sie die Option "Alte Elemente verschieben nach:" auswählen. Sie müssen noch einen Pfad sowie einen aussagekräftigen Dateinamen wählen, in dem Ihr Archiv erstellt werden soll. Mit einem Klick auf die Schaltfläche "OK" werden Ihre Daten ab sofort zum festgelegten Zeitpunkt archiviert. Sie können die archivierten Daten über den Menüleisteneintrag "Datei" und "Importieren/Exportieren" jederzeit wieder einsehen. Die Archivierungsdatei heißt voreingestellt "archiv
Outlook lässt sich
effektiv zur Verwaltung Ihrer kompletten Dokumente einsetzen.
Auf der Hauptleiste von Outlook können Sie beliebige Ordner als Symbol ablegen. So lassen
sich beispielsweise sämtliche mit MS Office angelegten Dokumente direkt aus Outlook
aufrufen, indem Sie den Ordner Eigene Dateien von MS Office auf der Outlook-Leiste
aufnehmen. Benutzen Sie dazu den Befehl Datei/Zur Outlook-Leiste hinzufügen. Im
Dialog wählen Sie nun das gewünschte Verzeichnis aus, in diesem Fall also Eigene
Dateien auf Laufwerk C:, und schließen mit OK ab. Um den Inhalt dieses Ordners
anzuzeigen, klicken Sie auf der Outlook-Leiste (links im Programmfenster) auf die
Schaltfläche Weiter. Jetzt erscheint das neue Symbol Eigene Dateien. Ein
Mausklick darauf genügt, und Outlook zeigt den Inhalt dieses Ordners im Hauptfenster an.
Jetzt können Sie Dateien per Doppelklick laden oder mit Hilfe des Kontextmenüs
verwalten. Wenn Sie zusätzlich die Schaltfläche Ordnerliste aktivieren, erhalten
Sie die gleiche Darstellung wie im Windows Explorer, also mit getrennte Fenstern für
Verzeichnisbaum und Dateiliste. Die gewünschte Darstellung der Dateiliste stellen Sie im
Listenfeld Aktuelle Ansicht ein.
Wenn Sie so viele E-Mails erhalten, dass Sie den Überblick verlieren, wird es höchste Zeit, Ihre Mails zu ordnen. Legen Sie sich dazu mehrere Unterordner an und verschieben Sie die Mails in diese Ordner. Damit Sie Unterordner für E-Mails erstellen können, wechseln Sie zunächst in die Ansicht "Posteingang". Klicken Sie dann im Menü auf "Ansicht" und im folgenden Untermenü auf "Ordnerliste". Markieren Sie den Ordner "Posteingang". Klicken Sie anschließend im Menü auf "Datei" und "Neu". Im Untermenü klicken Sie auf den Eintrag "Ordner". Geben Sie einen Namen für den Ordner ein. Es sollte sich bei diesem Namen um einen entsprechenden Begriff handeln. Achten Sie darauf, dass sich im Feld "Ordner enthält" der Eintrag "Mail-Elemente" befindet. Sie können Ihre Unterordner auch noch weiter schachteln. Nachdem Sie alle gewünschten Unterordner angelegt haben, beginnt die eigentliche Aufräumarbeit. Gehen Sie dazu in den Ordner "Posteingang". Sortieren Sie die Ansicht nach den Kriterien Ihrer Ordner, zum Beispiel nach Absender. Markieren Sie dann zusammengehörige E-Mails und verschieben diese mit der Maus in den gewünschten Unterordner. Schon erhalten Sie wieder Platz in Ihrem Posteingang.
Outlook als Standard wiederherstellen
So richten Sie Outlook
anstelle von Outlook Express als Standard-Mail-Programm ein.
Falls Sie Outlook als E-Mail-Programm unter Windows 9x nutzen und später Outlook Express
als zusätzlichen Newsreader installieren, wird Outlook Express automatisch in der
Registry als Standard-E-Mail-Programm festgelegt. Um dies wieder rückgängig zu machen,
sind zwei Schritte notwendig. Benutzen Sie zunächst in Outlook Express den Befehl "Extras/Optionen",
schalten im Register "Allgemein" die Option "Outlook Express als
Standardprogramm für E-Mail einrichten aus" und übernehmen die Änderung mit
"OK" Anschließend öffnen Sie in der Windows-Systemsteuerung das Modul
"Internet" und wählen im Dialog das Register "Programme"
aus. Im Listenfeld E-Mail steht nun wieder die Option "Microsoft
Outlook" zur Verfügung. Stellen Sie diese Option ein und schließen mit "OK"
ab.
Wenn Outlook Probleme beim
Drucken macht, liegt dies oft an der Datei OutlPrnt.
Gelegentlich streikt Outlook beim Drucken und gibt dabei Fehlermeldungen wie "Die
Druckeinstellungen können nicht gespeichert werden" aus. Outlook speichert
temporäre Druckeinstellungen in der Textdatei "OutlPrnt" ab, die keine
Endung hat. Standardmäßig befindet sich diese Datei im Windows-Verzeichnis. Fehlt die
Datei, legt sie Outlook vor dem Druck automatisch neu an. Das beschriebene Problem tritt
dann auf, wenn Outlook keine Daten in die vorhandene Datei schreiben kann. Prüfen Sie
also zunächst, ob die Datei schreibgeschützt ist. Dazu benutzen Sie den Befehl "Start/Suchen/Dateien/Ordner"
und verwenden als Suchbegriff OutlPrnt im Feld Name. Die Datei wird nun
normalerweise im Order "C:\Windows" gelistet. Klicken Sie diese Datei im
Ergebnisfenster mit der rechten Maustaste an und benutzen den Befehl "Eigenschaften".
Ist im Bereich Dateiattribute die Option "Schreibgeschützt"
aktiviert, schalten Sie diese aus und schließen mit "OK" ab. Löst diese
Maßnahme das Problem nicht, ist es möglich, dass ein Antiviren-Programm Schreibzugriffe
auf unregistrierte Dateien verhindert und dadurch das Problem verursacht. Um dies zu
umgehen, benennen Sie die Datei im Windows-Verzeichnis mit Hilfe des Explorers um und
fügen eine registrierte Endung hinzu, beispielsweise "OutlPrnt.txt".
Wichtig ist, dass diese Änderung entsprechend auch in der Registry vermerkt wird. Laden
Sie den Registriereditor mit "Start/Ausführen/Regedit" und öffnen den
Ordner "HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\8.0\Outlook\Printing".
Wählen Sie nun den Schlüssel "Print Settings File" aus. Hier erscheint
der aktuelle Pfad der Datei "OutlPrnt". Um die Endung anzuhängen,
führen Sie einen Doppelklick auf den Schlüssel Print Settings File aus, ändern
den Eintrag in "C:\Windows\OutlPrnt.txt" und schließen mit "OK"
ab. Anschließend funktioniert der Druck unter Outlook wieder problemlos.
Posteingangssymbol auf dem Desktop Outlook zuweisen
Sowohl OUTLOOK 8.0 als auch
der EXCHANGE Client verwenden eine gemeinsam genutzte Komponente, das Windows Messaging
System (WMS). Durch das Setup von OUTLOOK 8.0 werden die Eigenschaften des
Posteingangs-Symbols nicht verändert.
Auf der Microsoft OFFICE 97 CD finden Sie im Ordner <LW:>\CDZUGABE\PATCH die Datei
CHNGINBX.EXE. Durch dieses Programm wird das bisherige Symbol für den Posteingang
entfernt und das OUTLOOK 8.0 Symbol zu einem permanenten Symbol auf dem Desktop
konvertiert. Dieses Symbol startet dann OUTLOOK 8.0. Außerdem hat es die Eigenschaften
des früheren Posteingangs, wie z.B. die Möglichkeit, über die Eigenschaften auf die
Profile und Dienste zuzugreifen.
Outlook erinnert Sie auf
Wunsch automatisch an wiederkehrende Termine.
Um einen Serientermin zu erstellen, klicken Sie in der Outlook-Leiste auf "Kalender".
Wählen Sie nun in der Kalenderübersicht den gewünschten Tag aus, an dem dieser Termin
zum ersten Mal stattfindet. Anschließend geben Sie den Termin in die Tagesliste ein und
drücken die [Enter]-Taste. Nun führen Sie einen Doppelklick auf diesen Termin aus. Im
Dialogfeld schalten Sie die Option Erinnerung ein und wählen die gewünschte
Vorwarnzeit aus. Nun benutzen Sie im Fenster den Befehl "Termin/Serie".
Im Dialog "Terminserie" wählen Sie jetzt das passende Intervall aus, z. B. Monatlich.
Stellen Sie nun noch das passende Intervall ein, z. B. Am ersten Montag jedes 1.
Monats. Mit "OK" und "Speichern und Schließen"
legen Sie den Serientermin an.
Maildienste wie GMX verlangen, dass der Mailclient zuerst Mails abholt, bevor er neu versendet. Die Reihenfolge der Abfragen muss also POP und dann STMP sein. Allerdings bietet gerade Outlook keine Option, um dieses Verhalten einzustellen. Auswirkungen sind eine Fehlermeldung des Servers da versucht wird, neu Mails zuerst zu versenden. Man kann aber wie folgt Abhilfe schaffen: Die Konten in Out- look werden alphabetisch abgearbeitet. Man erstellt daher ein neues Konto mit gleichen Angaben, benennt dies aber am Anfang mit ABHOLEN, damit das Konto zuerst abgearbeitet wird. Da jetzt 2 Mail-konten vorhanden sind (Abholen-Konto muss an 1. Stelle stehen), wählt man das VERSENDEN-Konto als Standard. Um zu verhindern, dass der Client mit dem Versand-Konto auch abholt, geht man auf Extras -> Konten und deaktiviert bei den Eigenschaften des Versand-Kontos die Option "Dieses Konto beim Empfangen von E-Mail einbeziehen".
Outlook versteht Eingaben
wie heute, morgen und wandelt sie in Datumsangaben um.
Beim Anlegen von Terminen akzeptiert Outlook Spracheingaben wie übermorgen und
wandelt diese automatisch in das entsprechende Datum um.
Rufen Sie dazu im Kalender den Dialog auf, um mit dem Befehl "Datei/Neu/Termin"
einen Termin anzulegen. Im Dialog "Unbenannt/Termin"markieren Sie den kompletten
Eintrag im Feld Beginn. Tippen Sie ein, wann der Termin stattfindet, etwa Morgen
oder in zwei Wochen. Wenn Sie "Enter" drücken, trägt Outlook
automatisch das entsprechende Datum in das Feld Beginn ein. Entsprechend funktioniert die
im Feld Ende., das auch Eingaben wie zwei Tage später akzeptiert. Die
Zeitfelder sind ebenfalls intelligent: Wenn Sie hier mittags eingeben, setzt
Outlook den Termin automatisch für 12 Uhr an.
Outlook bietet eine sehr komfortable Suchfunktion. Diese Suchfunktion bietet Ihnen die Möglichkeit, Nachrichten, Termine, Kontakte und Aufgaben schnell aufzufinden. Dabei funktioniert die Suche ähnlich wie eine Suche über Suchmaschinen im Web. Sie können die angezeigten Suchergebnisse sortieren, gruppieren und ändern, um die Informationen auf unterschiedliche Weise zu organisieren. Wir erläutern die Suchfunktion am Beispiel der Aufgabenansicht. Sie können die Suchfunktion über den Menübefehl "Extras" und "Suchen" aktivieren. Um zum schnelleren Suchen das Suchensymbol in der Symbolleiste zu aktivieren, klicken Sie auf den Menüpunkt "Ansicht" und im folgenden Untermenü auf den Eintrag "Symbolleisten". Aktivieren Sie den Eintrag "Standard". Das Symbol für das Suchen wird jetzt in der Symbolleiste angezeigt. Zur Ausführung einer Suchabfrage klicken Sie zunächst auf das Symbol "Suchen". Geben Sie anschließend den gewünschten Suchbegriff ein. Es reicht dabei, nur einen Teil des gesuchten Begriffes einzugeben. Die Gross- und Kleinschreibung wird ignoriert. Die Aufgaben, welche mit dem Suchbegriff übereinstimmen, werden angezeigt. Sie haben zusätzlich die Möglichkeit, eine erweiterte Suche durchzuführen. Klicken Sie dazu im Menü "Extras" auf den Eintrag "Erweiterte Suche". Klicken Sie im Feld "Suchen nach" auf den Typ des Elements, den Sie finden möchten. Standardmäßig wird das Element der gerade aktiven Anwendung zum Suchen vorgeschlagen. Wählen Sie die gewünschte Suchoptionen aus. Dabei können Sie zusätzlich festlegen, in welchen Feldern gesucht werden soll. Falls Sie Ihre Suche anhand zusätzlicher Kriterien wie zum Beispiel Dateigröße oder Gross- und Kleinschreibung durchführen möchten, klicken Sie auf die Registerkarte "Weitere Optionen" und wählen Sie dann die gewünschten Optionen aus. Je nach gewählter Ansicht können Sie noch nach weiteren Kriterien wie zum Beispiel nach Kategorien, nach ungelesenen Elementen sowie unter Beachtung der Gross- und Kleinschreibung. Falls Sie mit Hilfe von zusätzlichen oder benutzerdefinierten Feldern suchen möchten, klicken Sie auf die Registerkarte "Erweitert" und wählen Sie hier die gewünschten Optionen aus. Mit einen Klick auf die Schaltfläche "Starten" wird die Suchfunktion aktiviert. Wenn Sie eine aufwendige Suchfunktion festgelegt haben, können Sie diese für eine spätere Wiederverwendung speichern. Klicken Sie dazu auf das Menüfeld "Datei" und klicken Sie im Untermenü auf "Suche speichern". Geben Sie dann einen Namen für die Suche ein. Wenn sie später auf gespeicherte Suchkriterien zurückgreifen möchten, klicken Sie im Dialogfeld "Erweiterte Suche" auf den Menüpunkt "Datei" und im Untermenü auf "Suche öffnen". Doppelklicken Sie anschließend auf die gewünschte Suche.
Im Kalender von Outlook
verschieben Sie Termine ganz einfach mit der Maus.
Falls sich ein bereits eingetragener Einzeltermin zeitlich geändert hat, plazieren Sie
ihn einfach per Drag and Drop um. Zeigen Sie dazu auf die linke Begrenzung des Termins.
Wenn der Mauszeiger die Form eines Kreuzes annimmt, ziehen Sie den Termin auf eine andere
Uhrzeit in der Tagesliste. Dies funktioniert entsprechend auch, wenn der Termin auf einen
anderen Tag verlegt wurde. In diesem Fall ziehen Sie den Termin auf die entsprechende
Datumszahl in der Monatsübersicht rechts oben.
Eine Terminserie besteht aus einer Reihe von Terminen mit identischem Inhalt. Nehmen Sie beispielsweise an, dass Sie einmal in der Woche ein festes Treffen zu einer bestimmten Uhrzeit haben. Der Termin ist derselbe, nur das Datum ändert sich. Ein typischer Fall für Terminserien: Einmal erfasst sind diese Termine immer wieder verfügbar. Um eine Terminserie zu erstellen, klicken Sie mit der rechten Maustaste in einen terminfreien Zeitraum des Kalenders. Wählen Sie aus dem Kontextmenü den Eintrag "Neu Terminserie" aus. Eine Terminserie zeichnet sich durch eine fixe Uhrzeit, eine feste dafür und die Frequenz der Wiederholung aus. In der Dialogbox "Terminserie" finden Sie als Erstes die Angabe dieser Daten. Tragen Sie im Bereich "Termin" den Beginn und das Ende oder aber die dafür des Termins ein. Der Bereich "Serienfolge" beschreibt die Häufigkeit der Termine. Wählen Sie aus, ob diese Serie täglich, wöchentlich, monatlich oder jährlich auftreten soll. Der rechte Bereich ändert sich aufgrund ihrer Auswahl. Wählen Sie zum Beispiel einmal die Optionen "Wöchentlich" aus. Der rechte Bereich wechselt auf die Kriterien, die einen wöchentlichen Termin betreffen. Das Eingabefeld "Jede/Alle" beschreibt, in welcher Frequenz der Termin jeweils auftreten soll. Das Kontrollkästchen mit den Tagesbezeichnungen legt die Wochentage für den Termin fest. Markieren Sie dazu den gewünschten Tag oder die Tage. Der Bereich "Seriendauer" definiert den Anfang und das Ende der Serie. Das Eingabefeld "Beginn" legt das Startdatum fest. Die Optionsschaltflächen bezeichnen das Enddatum. Nachdem diese Vorgaben definiert sind, klicken Sie auf die Schaltfläche "OK". Die Dialogbox "Terminserie" wird geschlossen, und Sie gelangen zu der Dialogbox "Neuer Termin". Geben Sie hier die restlichen Daten Ihres Termins ein, und schließen Sie die Eingabe über "Speichern und schließen" ab. Outlook überträgt die Terminserien nun in den Kalender.
Im Laufe der Zeit werden Sie Outlook-Ordner für Ihre persönlichen Eintragungen erstellen. Doch wie werden Sie diese Ordner wieder los? Wenn Sie mehr als drei Monate nicht mehr in einen Ordner gesehen haben, können Sie davon ausgehen, das er zum Löschen "reif" ist. Sie sparen durch das Löschen der überflüssigen Ordner zum einen Platz auf Ihrer Festplatte, zum anderen erhöht das konsequente Löschen überflüssiger Ordner die Übersichtlichkeit von Outlook. Klicken Sie im Menü auf "Ansicht" und anschließend auf "Ordnerliste". Öffnen Sie die jeweiligen Unterstrukturen der Ordner durch einen Mausklick auf das jeweilige "+"-Zeichen vor den Ordnern. Alle Ordner, die Sie selbst erstellt haben, können Sie auch problemlos wieder löschen. Eine Ausnahme bilden die Standardordner von Outlook. Es handelt sich hierbei um Systemordner, und diese lassen sich weder verschieben noch löschen. Zum Löschen eines Ordner klicken Sie diesen mit der rechten Maustaste an, es erscheint das Kontextmenü. Wählen Sie den Eintrag "'Ordnername' löschen" aus. Je nach Einstellung erscheint eine Sicherheitsabfrage, ob Sie wirklich den Ordner mit seinem gesamten Inhalt in den Ordner "Gelöschte Objekte" verschieben wollen. Wenn Sie jetzt auf die Schaltfläche "Ja" klicken, wird der Ordner komplett in den Papierkorb von Outlook verschoben. Unter Umständen wird der Ordner aber auch sofort dorthin verschoben. Outlook verfügt über einen eigenen Papierkorb, in den Sie hin und wieder einmal schauen sollten. Erst wenn Sie in diesem Papierkorb aufräumen, steht Ihnen wieder mehr physikalischer Speicherplatz zur Verfügung.
Verhindern Sie die Archivierung wichtiger E-Mail-Nachrichten
Mit der AutoArchivierung können Sie E-Mails in Outlook automatisch in eine Archiv-Datei sichern und aus dem aktuellen Bestand löschen. In Einzelfällen ist aber genau das nicht erwünscht, weil es sich um besonders wichtige Mails handelt oder weil Informationen vorhanden sind, die Sie auch in Zukunft benötigen. Mit einem wenig bekannten Trick können Sie einzelne Mails gezielt von der automatischen Archivierung ausschließen: Öffnen Sie dazu einfach die entsprechende Mail und wählen Sie das Menü DATEI-EIGENSCHAFTEN an. Hier steht Ihnen die Option "Keine AutoArchivierung dieses Elementes" zur Verfügung, die Sie nur noch aktivieren und mit OK bestätigen müssen.