Mit PowerPoint kann mit
Hilfe von Word eine gedruckte Kurzfassung der Präsentation erstellen lassen.
Die Wirkung einer Präsentation wird erheblich verbessert, wenn Sie ein gedrucktes
Begleitheft zur Verfügung stellen, das alle wichtigen Informationen übersichtlich
zusammenfasst. Auf Wunsch legt PowerPoint in Zusammenarbeit mit Word ein solches Exposé
automatisch an.
Laden Sie dazu in PowerPoint Ihre fertige Präsentation und benutzen Sie im Untermenü
"Datei/Senden an" den Befehl "Microsoft Word" Im folgenden Dialog
wählen Sie die gewünschte Darstellungsform aus, beispielsweise Notizen neben Folien oder
Leerzeichen neben Folien. Während mit der ersten Option die vorhandenen Notizen in das
Dokument übernommen werden, lässt Ihnen die zweite Variante die Möglichkeit, später
eigene Kommentare im Word-Dokument hinzuzufügen.
Unten im Dialog legen Sie mit den entsprechenden Befehlen fest, ob Sie die
Präsentationsinformationen einfügen oder verknüpfen möchten. Die Verknüpfung bietet
den Vorteil, dass spätere Änderungen an der Präsentation automatisch ins Word-Dokument
übernommen werden. Nach einem Klick auf "Ok" starten Word automatisch. Die
Textverarbeitung erzeugt nun ein Dokument im gewählten Layout, das eine komplette
Übersicht über Ihre Präsentation inklusive der grafischen Darstellungen Ihrer Folien
enthält. Somit verschaffen Sie Ihrem Vortrag die Übersichtlichkeit, die Ihnen jeder
danken wird.
Eine Automatikfunktion von
PowerPoint vereinfacht die Auswahl passender Grafiken.
Oft müssen Sie wild herumbasteln, bis alle grafischen Elemente einer Präsentation
halbwegs Ihrem Inhalt entsprechen. Statt sich durch die Unmengen an Grafiken auf der
Clipart-CD zu kämpfen, nutzen Sie lieber Microsofts Präsentator PowerPoint. PowerPoint
analysiert auf Wunsch den Text der aktiven Präsentation, erstelle eine Liste der
enthaltenen Stichwärter und such passende Grafiken aus der ClipArt Gallery, denen eines
dieser Stichwärter zugeordnet ist.
Laden Sie dazu die gewünschte Präsentation, und wählen Sie in der Folienansicht
"Extras/AutoClipArt". Nach kurzer Analyse erscheint ein Dialog, der die in der
Präsentation gefundenen Stichwörter im Listenfeld links unten aufführt. Zunächst
wählen Sie hier das gewünschte Stichwort aus. Im Feld "Auf Folie" listet
PowerPoint die Nummern der Folien auf, in denen das ausgewählte Stichwort enthalten ist.
Falls es in mehreren Folien vorkommt, wählen Sie in diesem Listenfeld zunächst die
gewünschte Foliennummer aus. Um in diese Folie ein passendes Bild zu übernehmen, klicken
Sie auf die Schaltfläche "ClipArt anzeigen". Jetzt erscheint das
ClipArt-Gallery-Fenster mit allen Grafiken, denen das entsprechende Stichwort zugeordnet
worden ist. Hier markieren Sie das gewünschte Bild und klicken auf "Einfügen",
um es in die ausgewählte Folie zu übernehmen.
Mit dem Befehl
"Zeichnen / Am Raster ausrichten" (in Powerpoint 97: "Zeichnen / Ausrichten
/ Am Raster") können Sie ein unsichtbares Raster hinter die Folien legen. Ist ein
Häkchen vor dem Befehl zu sehen, oder ist das Symbol daneben hervorgehoben, ist das
Raster aktiv. Im Abstand von zirka zwei Millimeter befinden sich dann Rasterlinien, an
denen sich alle Objekte ausrichten. Soll ein einzelnes Objekt mal nicht am Raster
ausgerichtet werden, kann diese Funktion kurzzeitig
ausgeschaltet werden. Drücken Sie beim Verschieben eines Objekts einfach die
"Alt"-Taste. Das Objekt kann so unabhängig vom Raster platziert werden.
Um eine Inhaltsangabe in
PowerPoint zu erstellen, erzeugen Sie zuerst die vollständige Präsentation. Arbeiten Sie
dabei mit den PowerPoint-eigenen Folien-Layouts. Damit besitzt die Präsentation
einheitliche Titel, die PowerPoint für das Inhaltsverzeichnis später nutzt.
Zum Anlegen der Inhalt-Folie markieren Sie "Ansicht-Foliensortierung". Klicken
Sie bei gedrückter "Umschalt-Taste" auf alle Folien, deren Titel Sie ins
Inhaltsverzeichnis aufnehmen möchten. Nun genügt ein Klick auf das neue Symbol
"Inhaltsfolie" in der Foliensortierung-Symbolleiste. PowerPoint fügt dann vor
der ersten markierten Folie das Inhaltsverzeichnis ein, eine Titelfolie bleibt dabei
weiterhin am Folienanfang stehen. Wichtig: PowerPoint erzeugt nur eine Folie,
gleichgültig ob der Platz für die Folientitel ausreicht. Bei mehr als sieben
Folien-Titeln ist deshalb manuelle Nacharbeit erforderlich.
Gerade wenn man mit mehreren an einer Präsentation arbeitet, ist die Möglichkeit zur Kommentierung sehr wichtig. Über den Befehl "Einfügen/Kommentar" fügen Sie eine kleine, gelbe Notiz auf Ihre Folie hinzu. Hierbei wird automatisch der Benutzername des Erstellers mit abgespeichert.
PowerPoint bietet fertige
Symbole, die sich modifizieren und austauschen lassen.
Viele der fertigen Form-Symbole, die Sie mit der Schaltfläche AutoFormen der
Zeichnenleiste anlegen, können Sie individuell anpassen. Klicken Sie dazu ein Formsymbol
an, beispielsweise den "Nächste"-Button im Menü "Interaktive
Schaltflächen", und ziehen es in gewünschter Größe in der Folie auf.
Zusätzlich zu den normalen Markierungspunkten erscheinen bei manchen Formen gelbe,
rautenförmige Ziehpunkte. Durch Verschieben dieser Ziehpunkte mit der Maus verändern Sie
die Proportionen innerhalb der Form. In diesem Beispiel erhält die Schaltfläche einen
3D-Effekt, wenn Sie den gelben Punkt nach rechts ziehen. Auf Wunsch lässt sich außerdem
ein angelegtes AutoForm-Symbol komplett durch ein anderes ersetzen. Wählen Sie dazu das
Form-Symbol in der Folie aus und klicken auf die "Zeichnen"-Schaltfläche
in der Zeichnen-Leiste. Über das Menü "AutoForm ändern" wählen Sie
das neue Symbol per Mausklick aus, um die alte Form zu ersetzen.
Inhaltsübersicht auf Knopfdruck
PowerPoint erzeugt bei
Bedarf automatisch eine Inhaltsübersicht Ihrer fertigen Präsentation als eigene Folie.
Dazu wechseln Sie über das Ansicht-Menü in die Darstellungsart "Foliensortierung".
Nun markieren Sie mit gedrückter [Umschalt]-Taste alle Folien, die in der endgültigen
Präsentation erscheinen, oder benutzen den Befehl "Bearbeiten/Alles
markieren", um alle Folien auszuwählen.
Klicken Sie nun auf die Schaltfläche "Inhaltsfolie" in der Objektleiste
für die Foliensortierung. PowerPoint erstellt automatisch eine eigene Folie, die alle
Überschriften der markierten Folien enthält.
Powerpoint ermöglicht es, auch Linien als Bedienelemente in die Vorführung einzubeziehen. Beispielsweise soll der Vorführer während der Bildschirmpräsentation entweder übers Anklicken der Linie oder beim Berühren mit dem Cursor ein Programm starten können.
Über den Befehl "Ansicht/Miniaturbild" blendet man ein kleines Fenster ein, in dem das Layout der aktuellen Folie angezeigt wird. Dadurch sieht man beispielsweise in der Gliederugnsansicht nicht nur den Text, sonder auch das dazu passende Bild.
Wenn Sie in PowerPoint eine
neue Präsentation anlegen, ist die vorgegebene Standardschrift immer die schmucklose
"Times New Roman". Leider bietet PowerPoint keine Möglichkeit, die
Standardschriftart global zu ändern, da die Schrifteinstellungen separat in den einzelnen
Präsentationsvorlagen festgelegt sind. Um standardmäßig mit einer anderen Schriftart zu
arbeiten, müssen Sie also die einzelnen Vorlagen manuell ändern.
Im Fall der Standard-Vorlage laden Sie dazu die Datei Leere
"Präsentation.pot" aus dem Ordner Vorlagen des "Programme/Microsoft
Office"-Verzeichnisses. Schalten Sie nun den Befehl "Ansicht/Master/Folien"-Master
ein.
Die Textformate verändern Sie nun direkt auf der Folie, indem Sie die Textelemente
markieren und die gewünschten Formatierungen zuweisen, beispielsweise die Schriftart
"Arial". Diese Änderung führen Sie separat für alle Textrahmen auf der
Master-Folie durch.
Zum Schluss klicken Sie in der "Master"-Symbolleiste auf "Schließen",
um zur gewohnten Darstellung zurückzukehren. Speichern Sie nun die geänderte Vorlage ab.
Wenn Sie neue Präsentationen auf Basis dieser Vorlage anlegen, erscheinen diese
automatisch mit der geänderten Schriftart.
Zu einer bestimmten Folie wechseln
Häufig kommt es vor, dass man bei einer Bildschirmpräsentation zu einer bestimmten Folie wechseln muss. Kennt man die Nummer dieser Folie, gibt man sie einfach ein, bestätigt mit der "Return"-Taste, und schon zeigt PowerPoint die richtige Folie. Aber auch ohne die Foliennummer kommt man schnell zum Ziel.
Powerpoint merkt sich im Dialogfeld übrigens die zuletzt angezeigte Folie, damit Sie mit dem Foliennavigator wieder in die richtige Reihenfolge zurückspringen können.