Anlegen einer Tabelle mit dem Zeichenstift
Wählen Sie den Menübefehl "Tabelle - Tabelle" zeichnen bzw. klicken Sie in der Word-Standardleiste auf die Schaltfläche Tabellen und Rahmen. Es wird die Symbolleiste Tabellen und Rahmen geöffnet. Klicken Sie auf den Tabellen-Zeichenstift (ganz links).
Um eine Tabelle zu erstellen klicken Sie die linke obere Ecke im Dokument an. Lassen Sie die linke Maustaste gedrückt und ziehen nach rechts unten. So kann der Rahmen beliebig groß aufgezogen werden. Positionieren Sie den Stift innerhalb des Rahmens und fügen durch ziehen der Maus weitere Linien und Spalten hinzu. Sollten Sie eine Linie entfernen wollen, so klicken Sie einfach das Symbol Radiergummi (rechts neben dem Zeichenstift). Der Mauszeiger verwandelt sich in ein Radiergummi. Klicken Sie nun die Linie, die Sie löschen möchten an und ziehen das Radiergummi darüber. Nach erneutem Klick auf die Schaltfläche oder durch Drücken der ESC-Taste verwandelt sich der Mauszeiger wieder in seine ursprüngliche Form und das Radiergummi wird abgeschaltet.
Möchten Sie komplexe Befehlsfolgen unter Winword mit einer einfachen Tastenkombination aktivieren, so bietet Ihnen hierfür das Programm eine bequeme Möglichkeit. Sie brauchen nichts weiter zu tun, als der gewünschten Aktion bzw. Befehlsfolge eine Tastenkombination zuzuordnen. Und so wird es gemacht:
Briefvorlagen optimal einrichten
Wenn Sie vorgedrucktes Briefpapier verwenden, können Sie Word mit wenig Aufwand so einrichten, dass der vorhandene Briefkopf berücksichtigt wird: Wählen Sie Datei / Seite einrichten an und verändern Sie den oberen Seitenrand so, dass der Text erst unter dem Briefkopf beginnt. Solange Sie sich kurz fassen und Ihre Briefe nicht länger als eine Seite sind, funktioniert das ganze auch. Für die zweite und jede weitere Seite des Briefes gibt es ein Problem: Hier verwenden Sie in der Regel nicht das vorgedruckte Briefpapier, so dass ein anderer Seitenrand zum Einsatz kommen muss. Sollten Sie über einen Drucker mit zwei Papierzuführungen verfügen, muss außerdem für die erste und die nachfolgenden Seiten jeweils eine andere Zufuhr ausgewählt werden. Im folgenden erfahren Sie Schritt für Schritt, wie Sie Ihre Vorlage so einrichten, dass Word nach der ersten Seite automatisch andere Seitenränder und auf Wunsch auch eine andere Papierzufuhr verwendet:
Nachdem Sie die Einstellungen mit OK bestätigt haben, ist Ihre Vorlage fertig eingerichtet. Wenn Sie nun einen Brief schreiben, der nur eine Seite lang ist, ändert sich gar nichts zu den bisherigen Einstellungen. Beginnend mit der zweiten Seite verwendet Word dann automatisch die Einstellungen hinter dem Abschnittswechsel.
Der schnellste Weg zu Duplizieren
Die einfachste Art unter Winword 97 Textstellen zu duplizieren ist folgende: Geben Sie den zu duplizierenden Text ein und betätigen Sie anschließend die Tastenkombination "ALT + RETURN". Das war's!
Dokumentvorlagen
vereinfachen die Erstellung von Dokumenten. Wollen Sie den vorhandenen Registerkarten,
welche beim Aufruf der Funktion "Datei/Neu" angezeigt werden, eigene
Dokumentvorlagen hinzufügen, so können Sie dies wie folgt erreichen:
Laden Sie die Dokumentvorlage und aktivieren Sie über das Menü "Datei/Speichern
unter..." das Dialogfeld für "Speichern unter...". Im Listenfeld
"Dateityp" wählen Sie den Eintrag "Dokumentvorlage (*.dot)". Im
Listenfeld "Speichern in" wechseln Sie in das Microsoft
Office-Vorlagenverzeichnis (i. d. R. C:\Programme\Microsoft Office\Vorlagen), welches dem
Register "Allgemein" entspricht. Sie können ggf. noch eines der
Unterverzeichnisse auswählen.
Der Vorlagen-Dialog von
Word lässt sich um eigene Register erweitern.
Word bietet im Dialog des Befehls "Datei/Neu" die vorhandenen Vorlagen in
Registern sortiert an. Hier lassen sich problemlos eigene Register hinzufügen, um Word
individuell anzupassen. Dazu legen Sie neue Verzeichnisse im Ordner Vorlagen an, den Sie
standardmäßig unter "Programme\Microsoft Office" finden.
Um mit dem Windows-Explorer ein neues Register zu erzeugen, wählen Sie hier im linken
Fenster den Ordner Vorlagen aus und benutzen den Befehl "Datei/Neu/Ordner".
Vergeben Sie die gewünschte Bezeichnung und bestätigen Sie mit "Enter".
Verschieben Sie mindestens eine dot-Datei in den neuen Ordner, da Word 8.0 leere Ordner
nicht als Register erkennt.
Wenn Sie anschließend in Word den Befehl "Datei/Neu" benutzen, finden Sie im
Dialog die neuen Register, in denen sich wie gewohnt Vorlagen hinzufügen oder bearbeiten
lassen.
Erweiterte Markierung mit Komfort
Sicher wissen Sie, das man unter Winword Textstellen mit der Funktion "Erweitert" markieren kann. Hierfür positioniert man den Cursor an den Anfang des zu markierenden Textbereiches, man doppelklickt das Feld "ERW" in der Statuszeile von Winword und bewegt sodann den Cursor auf die gewünschte Endposition. Sie können die erweiterte Markierung aber auch in Kombination mit der Winword-Suche nutzen, um so z.B. einen größeren Textbereich komfortabel zu markieren. Vorgehensweise:
Sind Sie als versierteren Tastatur-Nutzer auch zu faul in der Hilfe-Funktion nach den neuen Tastenkombinationen zur Formatierung von Textstellen in WinWord zu suchen? Ich habe für Sie eine Tabelle mit den aktuellen Tastenkombinationen zusammengestellt.
Format |
Tastenkombination |
Fett |
STRG + SHIFT + F |
Kursiv |
STRG + SHIFT + K |
Unterstrichen |
STRG + SHIFT + U |
Doppeltunterstrichen |
STRG + SHIFT + D |
Kapitälchen |
STRG + SHIFT + Q |
Rechtsbündig |
STRG + R |
Linksbündig |
STRG + L |
Zentrieren |
STRG + E |
Blocksatz |
STRG + B |
Einzug linker Rand vergrößern |
STRG + M |
Einzug linker Rand verkleinern |
STRG + SHIFT + M |
Hängender Einzug |
STRG + T |
Hängenden Einzug entfernen |
STRG + SHIFT + T |
Formatierung schnell wieder rückgängig machen
Möchten Sie eine Absatz- oder Zeichenformatierung in einem Ihrer Winword-Dokumente rückgängig machen, so bieten sich hierfür folgende Tastenkombinationen an:
Rückgängig machen einer
Absatzformatierung: STRG + Q
Rückgängig machen einer Zeichenformatierung: STRG + Leertaste
Möchten Sie in einem Ihrer Winword-Dokumente ein ganzes Wort löschen, sparen Sie sich die Mühe einer vorherigen Markierung. Entfernen Sie es statt dessen mit der Tastenkombination "STRG + BACKSPACE" (löscht Wort links vom Cursor) bzw. "STRG + ENTF" (löscht Wort rechts vom Cursor).
Neu in Word 97 ist die
deutsche Grammatikprüfung.
Schalten Sie im Reiter "Extras/Optionen/Rechtschreibung und Grammatik/Grammatik
während der Eingabe überprüfen" ein. Beim Schreiben bemerken Sie dann hin und
wieder einen grün unterkringelten Satz. Klicken Sie mit der rechten Maustaste darauf.
Über den Grammatik-Befehl erhalten Sie Zutritt zum Grammatik-Dialog, der mit Ihnen durch
die monierten Passagen Ihres Textes geht.
Sie können im erwähnten Optionen-Reiter auch den Schreibstil einstellen, z. B.
wissenschaftlich, technisch oder persönlich.
Das Hoch- und Tiefstellen von Zeichen gehört zu den Zeichenformatierungen . In der Symbolleiste "Format" sind jedoch die entsprechenden Schaltflächen nicht standardmäßig vorhanden. Probieren Sie doch mal folgenden Weg: Zuerst markieren Sie die Zeichen, die hoch- oder tiefgestellt werden sollen. Dann betätigen Sie fürs Hochstellen die Tastenkombination [STRG]+[+] (+-Zeichen auf dem Nummernblock geht nicht) oder fürs Tiefstellen die Tastenkombination [STRG] +[#]. Die Tastenkombinationen funktionieren wie Umschalter, d. h. wenn Sie diese nochmals betätigen wird die Formatierung ausgeschaltet. Im Dialogfeld "Zeichen", welches über das Menü "Format-Zeichen" aktiviert wird, können Sie im Register "Schrift" die vorgenommene Formatierung einsehen und ebenfalls bearbeiten.
Text wird meist auf Seiten
im Hochformat geschrieben. Sollen aber zwischendurch breite Tabellen oder große Bilder
eingefügt werden, empfiehlt sich das Querformat. So legen Sie in Microsoft Word 2000 ein
Dokument mit Seiten im Hoch- und Querformat an:
Klicken Sie hinter die Stelle im Text, hinter der eine neue Seite im Querformat eingefügt
werden soll. Klicken Sie im Menü "Datei" auf "Seite einrichten".
Klicken Sie dann auf das Register "Papierformat" und dann bei Ausrichtung auf
"Querformat". Bei "Anwenden auf" klicken Sie auf den Pfeil und wählen
"Dokument ab hier" aus. Nach einem Klick auf "OK" wird eine neue Seite
im Querformat eingefügt.
Hyperlinks auf Dokumentstellen
Querverweise nutzen Sie
auch, um auf bestimmte Stellen innerhalb eines Dokuments zu verweisen.
Mit Hilfe der Hyperlinks setzen Sie nicht nur Querverweise auf andere Dokumente. Auch
Sprungmarken zu beliebigen Textstellen innerhalb eines Dokuments realisieren Sie damit.
Voraussetzung ist, dass Sie im Zieldokument die gewünschten Abschnitte mit Textmarken
markiert haben. Verwenden Sie dazu den Befehl "Einfügen/Textmarke".
Anschließend benutzen Sie im Hauptdokument die Schaltfläche "Hyperlink
einfügen" und wählen im oberen Feld über die "Durchsuchen-Schaltfläche"
die Zieldatei aus. Dann klicken Sie neben dem unteren Feld Name einer Stelle in der Datei
ebenfalls auf "durchsuchen". Im Dialog wählen Sie die gewünschte Textmarke aus
und schließen mit einem doppeltem "OK" ab. Im Text brauchen Sie nur noch den
Hyperlink zu markieren und die gewünschte Beschreibung einzugeben.
Das Kopieren komplexer Formateigenschaften mit Winword ist denkbar einfach:
Leerzeilen erzeugen bei automatischer Nummerierung
Wenn Sie schon mal Absätze
von Word automatisch durchnumeriert haben, kennen Sie sicher das Problem: Wie erzeugt man
eine Leerzeile zwischen zwei nummerierten Blöcken ohne das diese von Word mit einer
Aufzählungsziffer versehen wird?
Ganz einfach: Verwenden Sie für die Erzeugung der Leerzeile statt
"ENTER"einfach die Tastenkombination "SHIFT + ENTER".
Wenn Sie in einer früheren
Version als Word 97 Ihren Urtext behalten, wollten mussten Sie mit "Speichern/unter
..." eine Kopie der Datei unter einem neuen Namen anlegen. Für anschließend
vorgenommene Änderungen - wiederum als Extrafassung gespeichert, war die gleiche Prozedur
vonnöten.
In Word 97 lassen sich nun über "Datei/Version" mehrere Versionen eines Textes
speichern. Den Zeitpunkt wählen Sie selbst: manuell bei "Jetzt speichern" oder
automatisch, wenn Sie das Dokument schließen. Das Verfahren spart Festplattenplatz, da es
nur die Unterschiede zwischen den einzelnen Fassungen speichert und nicht jeweils den
vollständigen Text. Das hat zur Folge, dass Sie ältere Dokumentversionen nicht ändern
können.
Um auf den Textstand zuzugreifen, müssen Sie ihn als eigenes Fenster im Versions-Dialog
öffnen und dann wie gewohnt mit "Speichern unter ..." als neue Datei anlegen.
Mit den beiden Fenstern können Sie die Texte miteinander vergleichen. Soll Word 97 das
übernehmen, benötigt es die ältere Version zunächst als neue gespeicherte Datei.
Verwenden Sie den Menübefehl "Extras/Änderungen verfolgen/ Dokumente
vergleichen". Die dazugehörigen Eigenschaften können Sie auf der Registerkarte
"Überarbeiten" einstellen unter "Extras/Optionen".
Wollen Sie das Ergebnis einer Berechnung in eines Ihrer Dokumente einfügen, dann gelingt das mit Winword am einfachsten so:
Word verfügt über einen sehr nützlichen "Shortcut" für die Fälle, in denen Sie gezielt einen bestimmten Satz bearbeiten oder formatieren wollen: Bewegen Sie den Mauszeiger über den gewünschten Teil des Satzes, drücken Sie die STRG-Taste, halten Sie sie gedrückt und betätigen Sie gleichzeitig die linke Maustaste. Nun kann Word natürlich nicht wirklich erkennen wo ein Satz zu Ende ist, das Programm nimmt einfach an, dass es sich dabei um die Zeichenkette zwischen zwei Punkten handelt. Das Problem dabei ist, dass ein Punkt aber nicht nur als Satzzeichen, sondern auch in vielen anderen Situationen eingesetzt wird (Abkürzung usw.).
Schneller arbeiten mit Funktionstasten
Funktionstasten erleichtern die Arbeit mit Word. Doch viele Anwender kennen die Bedeutung der Funktionstasten kaum. Hier die wichtigsten der "F"-Tasten im Überblick.
Taste |
Funktion |
F1 |
Hilfe /Office-Assistent |
F2 |
Verschieben Text/Grafiken |
SHIFT + F2 |
Kopieren von Text |
F3 |
Einfügen AutoText-Eintrags (Textbaustein) |
F4 |
Wiederholen letzte Aktion |
STRG + F4 |
Fenster schließen |
F5 |
Gehe zu |
F6 |
Nächster Ausschnitt |
SHIFT + F6 |
Vorheriger Ausschnitt |
F7 |
Rechtschreibung |
SHIFT + F7 |
Thesaurus |
F8 |
Markierung erweitern |
F10 |
Aktivieren Menüleiste |
SHIFT + F10 |
Anzeigen Kontextmenü |
F11 |
Nächstes Feld |
SHIFT + F11 |
Voriges Feld |
F12 |
Dokument speichern unter |
SHIFT + F12 |
Dokument Speichern |
STRG + F12 |
Datei öffnen |
STRG+ SHIFT + F12 |
Dokument drucken |
Die Funktionstaste "F8" bietet Ihnen eine Vielzahl von bequemen Möglichkeiten, die das Markieren von Textstellen deutlich erleichtern:
Um eine einmal vorgenommene Markierung rückgängig zu machen (also z.B. um von einer Absatz- zu einer Satzmarkierung zurückzukehren), reicht eine Aktivierung der Tastenkombination "SHIFT + F8". Wollen Sie die Funktion "erweiterte Markierung" ausschalten, betätigen Sie einfach die Taste "ESC".
Benötigen Sie für eines Ihrer Word-Dokumente eine effektvolle Schrift, die von dem üblichen Schriften-Einerlei ein wenig abweicht? Wenn ja, dann verwenden Sie doch einfach eine der von WordArt (Teil der Standardinstallation von WinWord 97) angebotenen Kunstschriften. Und so wird es gemacht:
Im Feld "Text" gewünschten Text eingeben und Eingabe abschließen durch Klick auf OK.
Die schnellste und Möglichkeit, die Schriftgröße in einem Winword-Dokument per Tastatur zu ändern, sind die folgenden Tastenkombinationen:
Tastenkombination |
Wirkung |
STRG + SHIFT + > |
Schriftgröße vergrößern |
STRG + < |
Schriftgröße verkleinern |
Probieren Sie einfach die obigen Tastenkombinationen aus, Sie werden sehen, sie sind wesentlich praktischer als das ständige "Herumfuchteln" mit der Maus.
Schriftgröße schrittweise verändern
Wenn Sie die Schriftgröße in Word verändern wollen, haben Sie verschiedene Möglichkeiten. In der Regel verwenden Sie das Menü "Format / Zeichen" oder die Dropdown-Liste in der Symbolleiste. Keine dieser beiden Techniken ist besonders nützlich, wenn Sie hauptsächlich mit der Tastatur arbeiten. Sie können lediglich die Möglichkeit nutzen, mit "Strg+Umschalt+P" in das Listenfeld Schriftgröße der Formatliste zu wechseln und dann einen Wert über die Tastatur einzugeben. Wesentlich effektiver und interessanter ist folgende wenig bekannte Technik:
Die Suche nach Zeichenfolgen unter Word hat einen entscheidenden Nachteil: In der Regel bleibt die Suchmaske auf dem Bildschirm sichtbar und verdeckt somit einen Großteil des gerade bearbeiteten Dokumentes - alles andere als übersichtlich. Doch mit einem kleinen Trick können Sie dieses Manko leicht umgehen. Sie brauchen hierfür nichts weiter zu tun als zunächst die Suche auf gewohnte Art zu starten, dann aber die Suchmaske zu schlissen und anschließend mit der Tastenkombination Shift + F4 die Suche fortzusetzen.
Tabellenaufbau schnell verändern
Wenn Sie den Aufbau einer Word-Tabelle schnell und komfortabel über die Tastatur verändern wollen, gibt es einen wenig bekannten Trick:
Bei dieser Technik machen Sie sich die Tatsache zu Nutze, dass die Tastenkombinationen aus dem Gliederungsmodus auch bei der normalen Textverarbeitung zur Verfügung stehen; mit "Alt+Umschalt+Cursortaste" haben Sie die Möglichkeit, sowohl Gliederungsebenen als auch Textabsätze an eine neue Position zu bewegen.
Wenn Sie häufig im Gliederungsmodus arbeiten, geht es noch einfacher: Jede Zeile lässt sich durch Ziehen an der linken Punkt-Markierung am linken Bildschirmrand bewegen, ohne dass eine vorherige Markierung notwendig ist.
Wenn Sie umfangreiche Tabellen bearbeiten ist es hin und wieder notwendig Tabulatoren innerhalb von Feldern zu setzen. Dabei gibt es allerdings ein Problem: Zum Setzen von eines Tabulators drücken Sie normalerweise die "Tab-Taste" und genau die wird in Tabellen auch zum Anwählen des nächsten Feldes benutzt. Sobald Sie also einen Tabulator setzen wollen, wird statt dessen die Markierung versetzt. Die Lösung ist eigentlich recht einfach: Anstelle von "Tab" verwenden Sie die Tastenkombination "Strg+Tab".
In Microsoft Word 2000
können Sie Text an jeder beliebigen Stelle auf einer Seite platzieren. In den
Vorgängerversionen mussten Sie die Einfügemarke erst mühsam durch Drücken der
Enter-Taste oder Tab-Taste an die gewünsche Position bewegen, bevor es mit dem Tippen
losgehen konnte. Das geht in Word 2000 schneller und einfacher.
Überprüfen Sie zuerst mit einem Klick auf "Ansicht", ob die Ansicht
"Seitenlayout" eingestellt ist.Mit einem Doppelklick auf eine beliebige Stelle
im Dokument setzen Sie die Einfügemarke dort hin und können sofort mit dem Schreiben
beginnen.
Wenn Sie einen neuen Text erstellen, in dem Abschnitte aus anderen Dokumenten verwendet werden können, kopieren Sie die entsprechenden Absätze normalerweise einzeln von einer Datei in die andere. Da es sich meistens um Textstellen handelt, die nicht direkt nebeneinander liegen, kann man nicht eine einzige Markierung vornehmen, sondern muss den Vorgang wiederholen. Word bietet mit der wenig bekannten "Sammel-Funktion" eine Möglichkeit, um diesen Vorgang abzukürzen:
Wechseln Sie in den Zieltext und drücken Sie "Strg+Umschalt+F3", um die gesammelten Absätze einzufügen. Dabei wird die Sammlung allerdings gelöscht und kann nicht ein zweites Mal eingefügt werden. Mit einem Trick lässt sich das aber erreichen: Word legt für die Sammlung einen speziellen Textbaustein an, den Sie mit Bearbeiten / AutoText abrufen können. Natürlich haben Sie auch die Möglichkeit, an der Zielposition das Wort "Sammlung" einzugeben und dann "F3" zu drücken.
Übersicht der Tastenkombinationen
Bedienen Sie Winword
vorwiegend mit Hilfe selbstkreierter Tastenkombinationen? Falls ja, könnte eine
Übersicht aller verfügbaren Tastenkombis neben ihrem PC sicher nicht schaden - oder?
Eine Liste aller Tastenbelegungen, die Sie mit "Extras/Anpassen" erstellt haben,
können Sie wie folgt drucken:
Sie wollen nicht ganze Textabschnitte, sondern nur einzelne Wörter im Text mit einer Farbe hinterlegen, so dass diese wie mit einem Textmarker markiert erscheinen. Klicken Sie dazu in der Formatleiste auf den Stift. Der Cursor erhält jetzt ein Stiftsymbol. Markieren Sie mit dem veränderten Cursor die Textteile, die hervorgehoben werden sollen. Diese erscheinen dann mit einer Farbe hinterlegt.
Sicher kennen Sie die
WinWord-Funktion "Ersetzen" mit deren Hilfe Sie ein Wort gegen ein anderes
austauschen können. Doch wussten Sie, dass Sie mit dieser Funktion auch bequem Wörter
aus Ihrem Dokument löschen können?
Und so wird es gemacht:
Und auch dieser Tipp lässt sich mit einer Windows-Tastatur wieder einen Tick einfacher gestalten - in diesem Fall spart man aber nur einen Tastendruck.,
Wussten Sie, dass es in
Word 97 einen Flipper gibt? Nicht?
So rufen Sie ihn auf: Öffnen Sie ein leeres Word-Dokument und schreiben Sie
"Blue". Markieren Sie es "fett" und "Blau".
Machen Sie nun ein Leerzeichen nach "Blue". Nun klicken Sie auf "?
/ Info". Danach ist nur noch ein Klick auf das Word-Icon notwendig und schon
erscheint Pinball. Mit den Tasten "M" und "Z" kann
der Flipper bedient werden.